منظور از دورکاری ادارات چیست؟ ساختار جدید کارمندی در نظام اداری
اجرای فرآیندهای سازمانی بدون مراجعه حضوری ؛ مدل کاری انعطافپذیر در دستگاههای دولتی
وقتی گفته میشود «اداره دورکار شد» بسیاری آن را با تعطیلی یا مرخصی اشتباه میگیرند. در حالی که دورکاری یک شیوه سازماندهی کار است که هدفش ادامه خدمترسانی با کاهش حضور فیزیکی، مدیریت بهتر زمان و کنترل هزینههای رفتوآمد است.
در نگاه مدیریتی، دورکاری در ادارات یعنی انتقال محل انجام کار از ساختمان سازمان به خانه یا هر محل خارج از محل کار معمول، اما با همان تعهدات شغلی، انتظار پاسخگویی و ارزیابی عملکرد. در این مقاله از بخش سبک زندگی ماگرتا، بنابراین اگر درست طراحی شود، نه تنها معادل تعطیلی نیست، بلکه میتواند کیفیت خدمت و بهرهوری را هم بهتر کند.
مفهوم دورکاری ادارات
دورکاری ادارات یعنی انجام وظایف محول شده بدون حضور فیزیکی کارمند در محل کار سازمان، در چارچوب ضوابط و برای دوره زمانی مشخص. در این مدل، اصل بر حفظ کار است و آنچه تغییر میکند محل انجام کار و شیوه نظارت است، به طوری که خروجی و کیفیت خدمت معیار اصلی سنجش قرار میگیرد.
در کنار اصطلاح «دورکاری»، گاهی «کار از خانه» یا «دورکاری ترکیبی» هم گفته میشود. کار از خانه فقط روی مکان تاکید دارد، اما دورکاری یک قالب مدیریتی است که میتواند از خانه یا هر نقطه خارج از اداره اجرا شود، به شرط آنکه ابزار ارتباطی و قواعد گزارشدهی برقرار باشد. دورکاری ترکیبی هم زمانی است که کارمند بخشی از هفته حضوری و بخشی غیرحضوری کار میکند و سازمان برنامه نوبتبندی دارد.
هدف از اجرای دورکاری در ادارات
دورکاری در ادارات معمولاً برای حل چند مسئله همزمان اجرا میشود. یکی کاهش رفتوآمد شهری و پیامدهای آن مثل ترافیک، اتلاف وقت، آلودگی هوا و هزینههای حملونقل است. دیگری افزایش انعطاف کاری و تمرکز بر خروجی، بهویژه در فعالیتهایی که نیاز کمی به مراجعه حضوری دارند.
هدف مهم دیگر، تداوم خدمترسانی در شرایط خاص است. در دورههایی مثل همهگیریها، آلودگی شدید هوا، بحران انرژی یا شرایط اضطراری، دورکاری کمک میکند چرخه اداری متوقف نشود و در عین حال تراکم نیروی انسانی در ساختمانها پایین بیاید. به بیان دیگر، دورکاری بخشی از مدیریت ریسک و تداوم کسبوکار اداری است.
انواع دورکاری در ادارات
بر اساس آییننامه اجرایی، دورکاری به سه مدل اصلی تقسیم میشود:
| نوع دورکاری | توضیحات | مناسب برای |
|---|---|---|
| دورکاری کامل | کارمند تمام وظایف شغلی را بهصورت کامل از راه دور انجام میدهد. | مشاغلی که نیازی به حضور فیزیکی ندارند. |
| دورکاری جزئی | بخشی از هفته حضوری و بخشی دیگر دورکاری است. | سازمانهایی که نیاز به نظارت دورهای دارند. |
| دورکاری موقت | در شرایط خاص مانند بارداری، بیماری، بحرانها یا آلودگی هوا اعمال میشود. | شرایط استثنایی و موقت. |
قانون دورکاری در ایران
قانون دورکاری برای نخستین بار در ۳۰ خرداد ۱۳۸۹ به تصویب رسید و اهدافی مانند افزایش بهرهوری، کاهش هزینههای سازمانی، کاهش تردد غیرضروری و ایجاد انعطاف در محیط کار را دنبال میکند. بر اساس این قانون، پستهای سازمانی که نیازی به تعامل حضوری مستقیم ندارند، میتوانند به صورت دورکار انجام شوند و کارفرما موظف است امکانات لازم را فراهم کند.
شرایط و ضوابط اصلی
انجام وظایف مطابق ضوابط: کارمند دورکار موظف است خروجیهای کاری را مطابق با دستورالعملهای سازمانی ارائه دهد.
اولویت با گروههای خاص: قانون دورکاری برای گروههای زیر اولویت قائل شده است:
بانوان باردار
مادران دارای فرزند زیر ۶ سال
بیماران خاص
افراد دارای معلولیت
تأمین تجهیزات: کارفرما باید تجهیزات و زیرساختهای لازم (مانند اینترنت و نرمافزارهای مورد نیاز) را برای دورکاری فراهم کند.
حقوق و مزایا: حقوق و مزایای کارمندان دورکار باید بدون هیچگونه تبعیضی و مطابق با قانون کار و قراردادهای حضوری محاسبه و پرداخت شود.
مزایای دورکاری
دورکاری مزایای متعددی برای کارکنان و سازمانها دارد، از جمله:
- کاهش هزینهها و زمان رفتوآمد
- افزایش رضایت شغلی و تعادل بین کار و زندگی
- انعطافپذیری بیشتر در ساعات کاری
- کاهش ترافیک و آلودگی هوا
- افزایش بهرهوری در مشاغلی که نیازی به حضور حضوری ندارند
بخشنامههای جدید و اجرا
در سالهای اخیر، دولت بخشنامههای جدیدی برای اجرایی کردن دورکاری در دستگاههای اجرایی ابلاغ کرده است. برای مثال، در برخی از شهرهای بزرگ مانند تهران، در روزهای مشخصی از هفته (مانند سهشنبه و چهارشنبه) برای برخی کارمندان دورکاری اجباری شده است تا از ترافیک و آلودگی هوا کاسته شود.
تفاوت دورکاری با تعطیلی و مرخصی
تعطیلی یعنی ارائه خدمت تا حد زیادی متوقف یا به واحدهای کشیک محدود میشود. مرخصی هم یعنی کارمند از انجام وظایف معاف است و تعهدی برای تحویل خروجی یا پاسخگویی ندارد، مگر موارد استثنایی.
اما دورکاری یعنی کارمند همچنان مسئول کار است، فقط حضورش در ساختمان اداره جای خود را به انجام کار از راه دور میدهد. اداره ممکن است پاسخگویی تلفنی و سامانهای را تقویت کند، مراجعه حضوری را محدود و نوبتی کند، یا برخی واحدها را شیفتبندی کند. بنابراین اگر در اطلاعیهای نوشته میشود «ادارات دورکار هستند»، برداشت درست این است که کار در جریان است، اما مسیر انجام کار و کانالهای ارتباطی تغییر کرده است.
چه فعالیتهایی قابلیت دورکاری دارند
هر شغلی برای دورکاری مناسب نیست. ملاک اصلی این است که آیا ورودی و خروجی کار را میتوان از راه دور دریافت، پردازش و تحویل داد یا خیر. فعالیتهایی مثل تحلیل و گزارشنویسی، امور مالی و اداری، مکاتبات و اتوماسیون، پیگیری پروندهها، پاسخگویی به درخواستها در سامانهها، تولید محتوا، برنامهریزی و بخش زیادی از کارهای ستادی معمولاً قابلیت دورکاری بالاتری دارند.
در مقابل، کارهایی که به حضور فیزیکی وابستهاند مثل خدمات حضوری با اربابرجوع، تحویل فیزیکی اسناد یا تجهیزات، تعمیرات، نگهبانی و بازرسی میدانی کمتر قابل دورکاری هستند، مگر اینکه فرآیندها بازطراحی شود. به همین دلیل، «دورکاری ادارات» معمولاً گزینشی و بر اساس ماهیت وظایف اجرا میشود، نه یک دستور یکسان برای همه پستها.
قابلیت دورکاری فقط به ماهیت شغل محدود نیست. بلوغ دولت الکترونیک، دیجیتالی بودن پروندهها، دسترسی امن به سامانهها و فرهنگ سازمانی تعیین میکنند که یک فعالیت در عمل قابل دورکاری باشد یا خیر.
سازوکار رایج در اجرای دورکاری ادارات
اجرای دورکاری با شفافسازی وظایف شروع میشود. اداره مشخص میکند چه فعالیتهایی دورکار میشوند، هر فرد مسئول چه خروجیهایی است، زمان تحویل چیست و مسیر گزارشدهی چگونه خواهد بود. اگر وظایف مبهم بماند، دورکاری سریعاً به تاخیر، موازیکاری و نارضایتی اربابرجوع تبدیل میشود.
گام بعدی، تعیین روش سنجش عملکرد است. چون حضور فیزیکی معیار قابل اتکا نیست، باید شاخصهای کمی و کیفی تعریف شود، مثلاً تعداد پروندههای رسیدگی شده، زمان پاسخگویی، کیفیت گزارش، درصد خطا و تحقق اهداف هفتگی. اداراتی که سامانههای اتوماسیون و ثبت درخواست را جدی میگیرند، معمولاً در دورکاری موفقترند، چون مسیر کار مستند میشود و پاسخگویی قابل پیگیری است.
در نهایت، سازمان کانالهای ارتباطی را رسمی میکند. تماس تلفنی، سامانههای پاسخگویی، اتوماسیون مکاتبات و جلسات آنلاین از رایجترین ابزارها هستند. برای کارهای حضوری هم شیفتبندی یا کشیک تعریف میشود تا کارهای ضروری متوقف نشود و تجمع ایجاد نشود.
مدلهای رایج دورکاری در ادارات
دورکاری ادارات معمولاً یک نسخه ثابت ندارد و بسته به نوع خدمت، ظرفیت دیجیتالی شدن و سطح مراجعات حضوری، با چند الگو اجرا میشود. در الگوی تماموقت، کارمند در یک بازه مشخص به طور کامل غیرحضوری کار میکند و فقط در موارد ضروری برای تحویل فیزیکی یا جلسات کلیدی دعوت میشود. این مدل زمانی منطقی است که وظایف فرد کاملاً قابل تحویل از طریق سامانهها باشد و نیاز مستقیمی به اربابرجوع حضوری نداشته باشد.
در الگوی چرخشی یا ترکیبی، بخشی از نیروها در هر روز یا هر هفته حضوریاند و بقیه دورکار میشوند. مزیت این روش، حفظ کانال حضوری برای خدمات ضروری و کاهش ازدحام است. برخی دستگاهها هم دورکاری را «وظیفهمحور» اجرا میکنند؛ یعنی به جای درصد حضور، برای هر فرد بسته خروجی و زمان تحویل تعریف میشود و حضور حضوری فقط وقتی لازم است که وظیفهای بدون حضور انجامپذیر نباشد.
هرچه الگو روشنتر و قابل توضیحتر باشد، مدیریت انتظار شهروندان سادهتر است. اطلاعرسانی درباره اینکه چه واحدهایی حضوریاند، چه واحدهایی دورکارند و هر خدمت از چه مسیری ارائه میشود، بخش مهمی از موفقیت دورکاری در نگاه عمومی است.
حقوق و تکالیف کارمند در دورکاری
در دورکاری، کارمند همچنان تابع قواعد سازمان است؛ از جمله انضباط اداری، محرمانگی و استانداردهای رفتاری. مهمترین تکلیف، تحویل خروجی در زمان مقرر و پاسخگویی در بازهای است که سازمان تعیین میکند. اگر زمانبندی رسمی اعلام نشده باشد، معمولاً چارچوب ساعات اداری مبنا قرار میگیرد تا اربابرجوع سردرگم نشود.
از نظر حقوق و مزایا، اصل این است که تغییر محل انجام کار، ماهیت رابطه استخدامی را از بین نمیبرد. با این حال، در عمل موضوعاتی مثل اضافهکاری، هزینه اینترنت، تجهیزات، دسترسیهای فنی و شیوه ارزیابی اهمیت پیدا میکند و باید شفاف شود تا هم کارمند احساس بیعدالتی نکند و هم سازمان بتواند پاسخگویی را حفظ کند.
مسئله امنیت اطلاعات در دورکاری ادارات حیاتی است. استفاده از تجهیزات امن، شبکههای قابل اعتماد، رمزهای قوی، احراز هویت چندمرحلهای و پرهیز از جابهجایی غیرضروری دادهها، بخشی از «ادارهپذیری» دورکاری است. هرقدر اداره با اطلاعات شخصی شهروندان یا پروندههای حساس سروکار داشته باشد، این قواعد باید سختگیرانهتر باشد.
مسئولیتهای اداره در دورکاری
اداره با یک اطلاعیه صرف، به هدف نمیرسد. سازمان باید مسیر ارائه خدمت را طراحی کند: سامانهها را پایدار نگه دارد، دسترسیها را مدیریت کند، شیوه پاسخگویی را اعلام کند و برای کارهای حضوری، تیم کشیک یا شیفتبندی منظم داشته باشد.
همچنین اداره باید درباره ابزار کار تصمیم بگیرد. اگر انجام وظیفه نیازمند لپتاپ سازمانی، دسترسی از راه دور یا نرمافزار تخصصی است، فراهم کردن امکان امن استفاده از این ابزارها ضروری است. آموزش کوتاه و کاربردی درباره کار با سامانهها و امنیت اطلاعات نیز هزینههای پنهان دورکاری را کاهش میدهد و کیفیت خدمت را بالا میبرد.
چگونه میتوان برای دورکاری اقدام کرد؟
اگر در یکی از گروههای اولویتدار (مانند مادران دارای فرزند کوچک یا افراد دارای معلولیت) هستید یا شغل شما امکان دورکاری را دارد، میتوانید بر اساس آییننامههای سازمان متبوع خود، درخواست خود را به واحد منابع انسانی ارائه دهید. این درخواست معمولاً باید با تأیید مدیر مستقیم و واحد منابع انسانی همراه باشد.
نکته مهم: دورکاری یک حق قانونی برای مشاغل قابل اجراست و سازمانها موظف به رعایت ضوابط آن هستند. در صورت بروز مشکل، میتوانید به بازرسی کار یا مراجع قانونی مراجعه کنید.
مزایا و چالشهای دورکاری ادارات
برای شهروندان، مزیت اصلی دورکاری موفق این است که خدمات اداری کمتر به مراجعه حضوری وابسته میشود. تقویت پاسخگویی آنلاین و تلفنی میتواند زمان انتظار و هزینه رفتوآمد را کاهش دهد، بهویژه برای افراد ساکن مناطق دورتر یا دارای محدودیت حرکتی.
برای سازمان، دورکاری میتواند هزینههای مستقیم مثل انرژی و برخی هزینههای پشتیبانی را کم کند و مدیران را به سمت مدیریت مبتنی بر نتیجه ببرد. در سطح اجتماعی نیز کاهش تردد شهری و کاهش تراکم در ساعات اوج، اثرات مثبتی بر ترافیک و آلودگی دارد.
در کنار مزایا، چند ریسک جدی وجود دارد: ابهام در معیارهای عملکرد، نابرابری در فشار کاری، ضعف زیرساخت دیجیتال، و فرسودگی ناشی از مرز مبهم کار و زندگی. همچنین اگر امنیت اطلاعات جدی گرفته نشود، ریسک نشت داده و خطاهای امنیتی بالا میرود. بنابراین دورکاری موفق نیازمند قواعد روشن، ابزار مناسب و نظم ارتباطی است، نه صرفاً انتقال کار به خانه.
جمعبندی کاربردی برای اربابرجوع
اگر شهروند هستید و میشنوید «ادارات دورکار هستند»، برداشت درست این است که بخش قابل توجهی از کارها در جریان است، اما مراجعه حضوری ممکن است محدود یا نیازمند نوبت قبلی باشد. بهترین رویکرد این است که ابتدا کانالهای غیرحضوری را امتحان کنید و اگر خدمت شما الزاماً حضوری است، از طریق اطلاعرسانی همان دستگاه، زمان و شرایط مراجعه را بررسی کنید.
اگر سازمان وظایف را شفاف کرده باشد و پاسخگویی را روی سامانه و تلفن سامان دهد، دورکاری میتواند حتی از کار حضوری هم قابل پیشبینیتر شود. در غیر این صورت، مشکل اصلی معمولاً نه «خود دورکاری»، بلکه ضعف فرآیند و مدیریت ارتباط با اربابرجوع است.
پرسشهای متداول
دورکاری ادارات یعنی اداره تعطیل است؟.
خیر. دورکاری یعنی ادامه کار بدون حضور فیزیکی در ساختمان اداره و معمولاً مسیرهای غیرحضوری و شیفتهای ضروری فعال میماند.
در دورکاری ادارات، کارمند باید در ساعات اداری پاسخگو باشد؟.
در اغلب مدلها بله. دورکاری محل کار را تغییر میدهد نه اصل پاسخگویی و تحویل خروجی را، مگر اینکه دستگاه زمانبندی دیگری اعلام کند.
چه کسانی در ادارات بیشتر اولویت دورکاری دارند؟.
وقتی چند نفر متقاضی دورکاری باشند، معمولاً برخی گروهها مانند افراد دارای معلولیت و زنان باردار یا دارای فرزند خردسال در اولویت قرار میگیرند.
چطور میشود فهمید کدام خدمات در روزهای دورکاری انجام میشود؟.
معیار، اطلاعرسانی رسمی همان دستگاه است. معمولاً خدمات غیرحضوری، شمارههای پاسخگویی و شرایط مراجعه حضوری در پیامهای رسمی اعلام میشود.
دورکاری ادارات برای امنیت اطلاعات مشکل ایجاد نمیکند؟.
میتواند ریسک را بالا ببرد، اما با دسترسی امن، کنترل مجوزها، آموزش امنیت و استفاده از ابزارهای سازمانی، این ریسک قابل مدیریت است.
نتیجهگیری
منظور از دورکاری ادارات، تعطیلی یا مرخصی نیست، بلکه شیوهای برای انجام بخشی از وظایف بدون حضور فیزیکی در اداره است که با سنجش خروجی، ابزارهای ارتباطی و قواعد امنیتی، خدمترسانی را ادامه میدهد.
دورکاری وقتی موفق است که خدمت و زمان پاسخگویی شفاف باشد، ارزیابی بر مبنای نتیجه انجام شود و زیرساخت دیجیتال و امنیت اطلاعات جدی گرفته شود.
به اشتراکگذاری نظرات شما
اگر تجربهای از دورکاری ادارات داشتهاید، چه به عنوان کارمند و چه اربابرجوع، نظر خود را درباره نقاط قوت و ضعف این شیوه بنویسید.
