سیستم سازی کسب و کار چیست و چگونه بیزینس خود را سیستمی کنیم؟

‫نکته ای که هر دارنده کسب و کار باید بداند، سیستم سازی ! : به عنوان یک کارآفرین موفق ، کسب و کار شما به تدریج گسترش خواهد یافت تا جایی که دیگر نمی توانید در تمام فعالیت های روزمره کسب و کار شرکت کنید. راه حل سیستم سازی است. سیستم مجموعه ای از عناصر بهم پیوسته است که خروجی خاصی را تولید می کند. یک کسب و کار نیز یک سیستم و مجموعه ای است که خروجی خاصی را تولید می کند.

اگر کارآفرین یا صاحب کسب و کار هستید فقط دو گزینه دارید:
۱. از صبح تا شب در حال تلاش و تقلا باشید و نتایج کمی کسب کنید .
۲. سیستمی بسازید که با کمترین تلاش شما کارها انجام شود!

همچنین بخوانید: هوش تجاری چیست؟

سیستم سازی راهکاری عملی برای تولید درآمد بیشتر با کار کمتر (ثروت هوشمند)

سیستم‌ سازی یا سیستم‌ سازی کسب و کار شامل تمام کارهایی است که برای خودکار سازی کسب و کار انجام می‌ شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستم‌ سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب و کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌ خوبی پیش برود.

محیط کسب و کار همواره در حال تغییر است، از این رو کسب و کارهایی می‌توانند پایدار بمانند که خود را با تغییرات مختلف هماهنگ کنند. سیستم سازی کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک است که سبب می‌شود کارها به صورت مؤثرتر، کارآمدتر و با سازگاری بیشتر با محیط انجام شوند.

در حقیقت به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم سازی کسب و کار گفته می‌شود.

تعریف سیستم سازی کسب و کار

به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم‌سازی در کسب ‌و کار گفته می‌شود.

به زبان ساده، در هر کسب و کاری چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند.

این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب وکاری را بر عهده دارد.

فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است و سیستم‌هایی از قبیل سیستم‌های موجودی، سیستم‌های پشتیبانی، سیستم‌های آموزشی و ارزیابی، سیستم‌های استخدام، سیستم‌های فروش و… را شامل می‌شود.

فرض کنید کار شما تعمیر اتومبیل است و درآمد کنونی شما ۲ میلیون تومان در ماه است. از این لحظه تصمیم می‌گیرید سیستم سازی کنید. اگر حجم کار شما ۱۰ هزار برابر بیشتر می‌شد چه اتفاقی می‌افتاد؟

آیا می‌توانستید در روز به‌جای تعمیر ۵ اتومبیل، ۵۰۰۰۰ اتومبیل تعمیر کنید؟! چنین کاری برای یک تعمیرکار امکان‌پذیر نیست. پس باید به‌فکر تغییراتی در کسب‌و‌کار خود باشید.

یک ایده آن است که تعمیرکارانی را بیابید که با قیمتی کمتر از شما، حاضرند کار را انجام دهند و شما از هر تعمیر سود ببرید. شاید به این نتیجه برسید که به ۱۰ هزار تعمیرکار حرفه‌ای نیاز دارید، ولی چنین افرادی پیدا نمی‌شوند و خیلی از آنها حرفه‌ای نیستند. بنابرین شاید راه‌حل آن باشد که خودتان به آنها آموزش دهید.

ولی آموزش ۱۰ هزار نفر کار ساده‌ای نیست و شاید به سال‌ها وقت نیاز باشد. ناگهان به‌فکرتان می‌رسد که یک‌بار آموزش کاملی ارائه کنید و از آن آموزش فیلمبرداری شود و به تعمیرکاران دیگر عرضه شود.

با خود فکر می‌کنید چگونه می‌توان مطمئن شد آن تعمیرکاران مطالب را به‌خوبی فرا گرفته‌اند. به‌فکر برگزاری آزمونی می‌افتید که مهارت آنها را بسنجید.

نکته دیگر آن است که تعمیرکاران باید برخورد خوبی داشته باشند و کاملا حرفه‌ای عمل کنند، آنها باید با مشتری دوست شوند و دلسوز باشند. امروزه مشتریان سراغ تعمیرکاران عبوس و بداخلاق نمی‌روند.

بنابراین به این فکر می‌افتید که برای استخدام آن تعمیرکاران معیارهایی تعریف کنید و حتی سوالاتی طراحی کنید تا انتخاب افراد با دقت بیشتری انجام شود.

چون خودتان فرصت ندارید با ۱۰۰۰۰ نفر مصاحبه کنید، جزوه‌ای تهیه می‌کنید که روش دقیق استخدام در آن توضیح داده شده است.

شاید افرادی استخدام شوند ولی کار مشتری را خوب انجام ندهند و باعث شوند یک مشتری خوب برای همیشه شما را ترک کند. راه‌حل چیست؟ شاید بتوان سیستم نظرسنجی ساده‌ای طراحی کرد که مشتری پس از تعمیر شدن اتومبیلش آن را پر کند. ولی با خود فکر می‌کنید: من خودم هیچگاه فرم‌های نظرسنجی را پر نمی‌کنم.

پس مشتریان من هم شاید اینگونه باشند. پس باید راهی بیابید تا مشتریان را ترغیب کند، فرم را پر کنند. شاید شستشوی رایگان اتومبیل گزینه خوبی باشد، ولی با توجه به وقت لازم برای اینکار و هزینه آن اجرای این ایده عملی نباشد.

شاید یک بسته دستمال ‌کاغذی رایگان مخصوص اتومبیل، عملی‌تر باشد. و این داستان همینطور ادامه پیدا می‌کند…

لطفاً به داستان جالب زیر توجه کنید:

شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شده‌­ای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟

فرد جواب می­دهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او می­گوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه‌­ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.

حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته­ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.

برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت­های روزمره مثل تولید و فروش می­‌شوند که فراموش می‌­کنند ارّه­‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.

سیستم‌های کسب و کار به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:

۱- سیستم‌های نرم که در برگیرنده‌ی افراد و ایده‌ها بوده و شیوه‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام کارها را شامل می‌شود.

۲- سیستم‌های سخت که مربوط به تجهیزات فیزیکی کسب و کار هستند و بهره‌وری و کارآمدی شرکت را افزایش می‌دهند.

۳- سیستم‌های اطلاعاتی که شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع‌آوری می‌کنند تا بین آن‌ها مقایسه انجام داده و بهترین روش‌ها را ارائه دهند.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار :
باید بین کارآفرینانی که درباره‌ی موضوع یک کسب و کار معین اطلاع دارند و بین کارآفرینانی که بر تکنیک‌های مختلف انجام یک کسب و کار مسلط هستند، تفاوت ویژه‌ای قائل شد. به همین دلیل است که همواره کارآفرینانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنند، پتانسیل بالایی برای شکست خوردن دارند. در واقع همه کارآفرینانی که یک کسب و کار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسب و کار اطلاعاتی دارند اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسب و کار را آموخته اند.

اگر تاکنون به کاربرد های زیاد سیستم سازی توجه نکرده باشید، از مزایای بسیار آن بی بهره مانده اید. از مزایای سیستم سازی درکسب و کار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱)مزایای سیستم سازی برای صاحبان کسب و کار:

1. رشد فعالیت شما به شدت روبه افزایش خواهد بود.
2. کارهای کلیدی  بهتر پیگیری و استقرار خواهد یافت.
3. پویایی بی نظیری رخ خواهد داد.
4. زمان های آزاد تری برای تفکر خواهید داشت.
5. از ریخت و پاش های بیهوده و بی بهره جلوگیری به عمل خواهد آمد
6. اکثر کارها بدون  دخالت شما انجام می شود.
7. نظارت های شما بهتر و مدیریت شده خواهد شد.
8. کارها مطابق با خواسته شما انجام می شود.
9. هر موقع که شما به عنوان مدیر حضور ندارید مرتب تلفن شما زنگ نمی خورد که سوالات بیهوده و بدیهی را از شما داشته باشند.

۲) مزایای سیستم سازی برای کارکنان:

1. تنش بین کارکنان بسیار کم خواهد شد.
2. ترس از ترک کارکنان و افراد کلیدی سازمان نخواهید داشت.
3. جلسات و تصمیم سازی ها بهتر و مدیریت شده برگزار خواهد شد.
4. کارکنان در چنین محیطی لذت کار کردن را خواهند چشید.
5. رشد کارکنان بهتر برنامه ریزی و مدیریت خواهد شد.
6. ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس نتایجی که تعریف کرده اید انجام می شود.
7. استفاده بهتر از تجهیزات و نیروی انسانی انجام خواهد شد.

۳)مزایای سیستم سازی برای مشتریان:

۱- رضایت مشتریان بیش از تصور شما خواهد بود.
۲- مشتریان می دانند از چه راه هایی می توانند بهتر از شما خدمات دریافت نمایند.

افراد: این شامل خود ما ، کارکنان ما ، همه تأمین کنندگان و کسانی است که در توسعه تجارت ما تأثیر می گذارند.

اسناد: اسناد به چشم انداز ، ماموریت ، مزیت رقابتی و کلیه دستورالعمل هایی که توصیف کننده کلیه فرایندهای تجاری است اشاره دارد.

ابزارها: بخش مهمی از سیستم تجاری ما تجهیزات و ابزارهایی است که تجارت را هدایت می کنند. رایانه ها ، سیستم های تلفن ، وب سایت ها ، سیستم های پیامکی ، نرم افزار و ابزارها همه بخشی از سیستم کسب و کار ما هستند.

۱- کسانی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.

۲- کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند و فقط دنبال آن نیستند که خود تمام کارها را انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرایندها اعمال کنند. این افراد از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.

۳- کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند و همیشه تصور کرده‌اند که به دلیل مشغله‌ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ی آن‌ها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.

۴- کسانی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را با هم مدیریت کنند بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند.

۵- کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص بپرورانند.

همچنین بخوانید: راه های پولدار شدن بدون سرمایه در ایران

برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:

گام اول:استفاده از تجربه کارمندان در شروع روند ساخت سیستم کسب و کار بسیار مهم است. با این حال ، کارکنانی که در هر بخش از مشاغل شما مشغول به کار هستند ، اطلاعات دقیق تری درباره محدوده کاری خود دارند و با پیچیدگی های شغلی بیشتر آشنا هستند. برای شروع روند ساخت سیستم لازم است یک جلسه مشاوره برگزار شود.

گام دوم: در این مرحله باید تعیین کنید که چه فرآیندهایی در دسترس هستند تا بتوانید برای آنها برنامه ریزی کنید.

گام سوم: ابتدا و انتهای هر فرآیند باید مشخص شود. شما باید بدانید که هر فرآیند در کجا شروع می شود ، کجا به پایان می رسد و خروجی چه خواهد بود. بازخورد کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آنها از نتایج فرایندها مقدمه ای برای مراحل بعدی است.

گام چهارم: نیازهای مشتری باید با دقت مشخص شود. هر فرآیند باید در جهت رضایت و خدمات به مشتری باشد. فرایندی که وجود داشته و نیستند باید از این امر مستثنا شوند.

گام پنجم: پس از تصمیم گیری در مورد فرآیندها و جزئیات آنها ، باید یک مدیر برای آنها انتخاب کنید. شخص مسئول هر فرآیند مسئول اجرای آن است. این برای اطمینان از کارایی فرایند ضروری است.

گام ششم: از هر کاری که در پنج مرحله قبل انجام داده اید ، الگویی ایجاد کنید و آن را روی کاغذ به شکل نمودار و شکل های گرافیکی قرار دهید. با این کار ایده ای از وضعیت سیستم به شما می دهد. سعی کنید هنگام تدوین برنامه های تجاری ، از استانداردها پیروی کنید تا همه بتوانند به راحتی آنها را بخوانند.

گام هفتم: سیستم توسعه یافته باید توسط همه یا حداکثر کارمندان توافق شود تا اعتماد به نفس لازم از مدیریت داشته باشد.

گام هشتم: تیم خود را در مورد سیستم طراحی شده آموزش دهید. ممکن است مدتی طول بکشد که اعضای مجموعه شما با سیستم طراحی شده سازگار شوند.

گام نهم: در طراحی سیستم خیلی ایده آل نباشید. داشتن سیستمی با حداقل اصول ذکر شده در بالا بهتر از نداشتن هیچ سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره وری سیستم هستید ، بهتر است با یک سیستم حداقل شروع کنید و به مرور زمان به فکر بهبود آن باشید. طراحی یک سیستم ایده آل در ابتدا به نظر می رسد که یک هدف بلندپروازانه باشد.

بیش از ۲۵ سال از زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی کسب و کار را به طور رسمی بیان کرد، می‌گذرد. در طول این سال‌ها پیشرفت‌های زیادی در راستای توسعه‌ی فناوری صورت گرفته و امروزه برنامه‌های نرم‌افزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات محوریت بسیاری از عملیات تجاری مانند بودجه بندی، منابع انسانی و مدیریت عملکرد را تشکیل می‌دهند.

در سال ۲۰۱۱ کتاب گربر (افسانه کارآفرینی) درباره‌ی سیستم سازی، به عنوان کتاب اول در زمینه‌ی کسب و کار در دنیا شناخته شد و این نشان دهنده‌ی اهمیت این موضوع است. فرآیند سیستم سازی جزء مهمی از کسب و کارهای امروزی شناخته می‌شود و سمینارها و کارگاه‌های آموزشی متعددی در سراسر دنیا در این زمینه برگزار می‌گردد.

اگرچه میلیون‌ها کسب و کار بزرگ و کوچک در سراسر جهان وجود دارد، اما فقط تعداد کمی از آن‌ها موفق می‌شوند به اهداف بلند خود دست پیدا کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ این مسئله آن‌ها را به شدت ناپایدار می‌کند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحران‌های جدی می‌شوند.

سیستم سازی هم‌چنین در کاهش هزینه‌ها مؤثر بوده و از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد.

به طور میانگین سیستم سازی در کسب و کار بهره‌وری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش داده و بازده‌ی فروش را ۵/۱۲ درصد افزایش می‌دهد و هم‌چنین سرعت فرآیندها را بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهد.

طراحی سیستم برای کسب و کار، نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش داده و سرعت پروژه‌ها را در کمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزایش می‌دهد. ۷۸ درصد از سازمان‌ها سرمایه‌‎گذاری در سیستم سازی را باعث افزایش انعطاف پذیری خود می‌دانند و معتقدند که این کار به تقویت روابط با مشتریان کمک شایانی می‌کند.

دیدید چگونه با یک تغییر دیدگاه ساده ۱۰ هزار برابر، ایده‌های جدیدی به ذهنتان می‌رسد؟ حال شاید هیچگاه نتوانید کسب‌و‌کارتان را ۱۰ هزار برابر کنید. ولی می‌توانید همین کسب‌و‌کار کنونی خود را طوری طراحی کنید که قابلیت رشد ۱۰ هزار برابر را داشته باشد.

فرض کنید می‌خواهید ساختمان ۱۰ هزار طبقه‌ای بسازید و اکنون پول کافی در اختیار ندارید و بعدها مایلید کار را ادامه دهید. بنابراین هم‌اکنون باید پی‌ریزی ساختمان را برای ۱۰ هزار طبقه انجام دهید و نه برای یک طبقه.

مشکل بسیاری از کارآفرینان و مدیران هم دقیقا همین است. آنها کسب‌و‌کار خود را طوری طراحی نمی‌کنند که به‌راحتی قابل‌رشد باشد. بخش مهمی از وقت یک مدیر باید به سیستم‌سازی اختصاص داده شود و نه انجام خدمات و کارهای موردی و کم‌ارزش. البته شاید فکر کنیم ساخت جزوه استخدام تلف کردن وقت است.

ما فقط می‌خواهیم یک‌نفر را استخدام کنیم و اگر تمامی کارها به‌طور شفاهی انجام شود وقت بسیار کمتری تلف خواهد شد. با این کار پی‌ریزی ضعیفی انجام می‌دهیم که بعدها اضافه کردن طبقات را سخت‌تر خواهد کرد.

به جای سخت کار کردن ، هوشمندانه کار کنید! با سیستم سازی کسب و کار خود بازدهی تان را چندین برابر کنید.