کسب و کارمدیریت و رهبری

‫نکته ای که هر دارنده کسب و کار باید بداند، سیستم سازی !

سیستم سازی کسب و کار ؛ کار کمتر ، درآمد بیشتر :)

نکات برگزیده مطلب

  • تعریف سیستم سازی
  • دسته بندی و ضرورت
  • مزایای استفاده از سیستم سازی
  • مراحل اساسی سیستم
  • سیستم سازی در دنیا

به عنوان یک کارآفرین موفق ، کسب و کار شما به تدریج گسترش خواهد یافت تا جایی که دیگر نمی توانید در تمام فعالیت های روزمره کسب و کار شرکت کنید. راه حل سیستم سازی است . اگر کارآفرین یا صاحب کسب و کار هستید فقط دو گزینه دارید:
۱. از صبح تا شب در حال تلاش و تقلا باشید و نتایج کمی کسب کنید .
۲. سیستمی بسازید که با کمترین تلاش شما کارها انجام شود!

سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی کسب و کار

تعریف سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی راهکاری عملی برای تولید درآمد بیشتر با کار کمتر (ثروت هوشمند)

محیط کسب و کار همواره در حال تغییر است، از این رو کسب و کارهایی می‌توانند پایدار بمانند که خود را با تغییرات مختلف هماهنگ کنند. سیستم سازی کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک است که سبب می‌شود کارها به صورت مؤثرتر، کارآمدتر و با سازگاری بیشتر با محیط انجام شوند.

در حقیقت به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم سازی کسب و کار گفته می‌شود.

تعریف سیستم سازی کسب و کار

به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند، سیستم‌سازی در کسب ‌و کار گفته می‌شود.

به زبان ساده، در هر کسب و کاری چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند. این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب وکاری را بر عهده دارد.

فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است و سیستم‌هایی از قبیل سیستم‌های موجودی، سیستم‌های پشتیبانی، سیستم‌های آموزشی و ارزیابی، سیستم‌های استخدام، سیستم‌های فروش و… را شامل می‌شود.

سیستم سازی بیزینس
سیستم سازی بیزینس

مثالی از یک بیزینس سیستمی

فرض کنید کار شما تعمیر اتومبیل است و درآمد کنونی شما ۲ میلیون تومان در ماه است. از این لحظه تصمیم می‌گیرید سیستم سازی کنید. اگر حجم کار شما ۱۰ هزار برابر بیشتر می‌شد چه اتفاقی می‌افتاد؟ آیا می‌توانستید در روز به‌جای تعمیر ۵ اتومبیل، ۵۰۰۰۰ اتومبیل تعمیر کنید؟! چنین کاری برای یک تعمیرکار امکان‌پذیر نیست. پس باید به‌فکر تغییراتی در کسب‌و‌کار خود باشید.

یک ایده آن است که تعمیرکارانی را بیابید که با قیمتی کمتر از شما، حاضرند کار را انجام دهند و شما از هر تعمیر سود ببرید. شاید به این نتیجه برسید که به ۱۰ هزار تعمیرکار حرفه‌ای نیاز دارید، ولی چنین افرادی پیدا نمی‌شوند و خیلی از آنها حرفه‌ای نیستند. بنابرین شاید راه‌حل آن باشد که خودتان به آنها آموزش دهید. ولی آموزش ۱۰ هزار نفر کار ساده‌ای نیست و شاید به سال‌ها وقت نیاز باشد. ناگهان به‌فکرتان می‌رسد که یک‌بار آموزش کاملی ارائه کنید و از آن آموزش فیلمبرداری شود و به تعمیرکاران دیگر عرضه شود. باخود فکر می‌کنید چگونه می‌توان مطمئن شد آن تعمیرکاران مطالب را به‌خوبی فرا گرفته‌اند. به‌فکر برگزاری آزمونی می‌افتید که مهارت آنها را بسنجید.

نکته دیگر آن است که تعمیرکاران باید برخورد خوبی داشته باشند و کاملا حرفه‌ای عمل کنند، آنها باید با مشتری دوست شوند و دلسوز باشند. امروزه مشتریان سراغ تعمیرکاران عبوس و بداخلاق نمی‌روند. بنابرین به این فکر می‌افتید که برای استخدام آن تعمیرکاران معیارهایی تعریف کنید و حتی سوالاتی طراحی کنید تا انتخاب افراد با دقت بیشتری انجام شود. چون خودتان فرصت ندارید با ۱۰۰۰۰ نفر مصاحبه کنید، جزوه‌ای تهیه می‌کنید که روش دقیق استخدام در آن توضیح داده شده است.

شاید افرادی استخدام شوند ولی کار مشتری را خوب انجام ندهند و باعث شوند یک مشتری خوب برای همیشه شما را ترک کند. راه‌حل چیست؟ شاید بتوان سیستم نظرسنجی ساده‌ای طراحی کرد که مشتری پس از تعمیر شدن اتومبیلش آنرا پر کند. ولی باخود فکر می‌کنید: من خودم هیچگاه فرم‌های نظرسنجی را پر نمی‌کنم. پس مشتریان من هم شاید اینگونه باشند. پس باید راهی بیابید تا مشتریان را ترغیب کند، فرم را پر کنند. شاید شستشوی رایگان اتومبیل گزینه خوبی باشد، ولی با توجه به وقت لازم برای اینکار و هزینه آن اجرای این ایده عملی نباشد. شاید یک بسته دستمال‌کاغذی رایگان مخصوص اتومبیل، عملی‌تر باشد. و این داستان همینطور ادامه پیدا می‌کند…

دسته بندی و ضرورت

سیستم‌های کسب و کار به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:

۱- سیستم‌های نرم که در برگیرنده‌ی افراد و ایده‌ها بوده و شیوه‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام کارها را شامل می‌شود.

۲- سیستم‌های سخت که مربوط به تجهیزات فیزیکی کسب و کار هستند و بهره‌وری و کارآمدی شرکت را افزایش می‌دهند.

۳- سیستم‌های اطلاعاتی که شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع‌آوری می‌کنند تا بین آن‌ها مقایسه انجام داده و بهترین روش‌ها را ارائه دهند.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار :
باید بین کارآفرینانی که درباره‌ی موضوع یک کسب و کار معین اطلاع دارند و بین کارآفرینانی که بر تکنیک‌های مختلف انجام یک کسب و کار مسلط هستند، تفاوت ویژه‌ای قائل شد. به همین دلیل است که همواره کارآفرینانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنند، پتانسیل بالایی برای شکست خوردن دارند. در واقع همه کارآفرینانی که یک کسب و کار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسب و کار اطلاعاتی دارند اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسب و کار را آموخته اند.

سیستم سازی سازمان
سیستم سازی سازمان

مزایای استفاده از سیستم سازی سازمان

اگر تاکنون به کاربرد های زیاد سیستم سازی توجه نکرده باشید، از مزایای بسیار آن بی بهره مانده اید. از مزایای سیستم سازی درکسب و کار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱)مزایای سیستم سازی برای صاحبان کسب و کار:

۱- رشد فعالیت شما به شدت روبه افزایش خواهد بود.
۲- کارهای کلیدی  بهتر پیگری و استقرار خواهد یافت.
۳- پویایی بی نظیری رخ خواهد داد.
۴- زمان های آزاد تری برای تفکر خواهید داشت.
۵- از ریخت و پاش های بیهوده و بی بهره جلوگیری به عمل خواهد آمد
۶- اکثر کارها بدون  دخالت شما انجام می شود.
۷- نظارت های شما بهتر و مدیریت شده خواهد شد.
۸- کارها مطابق با خواسته شما انجام می شود.
۹- هرموقع که شما به عنوان مدیر حضور ندارید مرتب تلفن شما زنگ نمی خورد که سئوالات بیهوده و بدیهی را از شما داشته باشند.

۲) مزایای سیستم سازی برای کارکنان:

۱- تنش بین کارکنان بسیار کم خواهد شد.
۲- ترس از ترک کارکنان و افراد کلیدی سازمان نخواهید داشت.
۳- جلسات و تصمیم سازی ها بهتر و مدیریت شده برگزار خواهد شد.
۴- کارکنان در چنین محیطی لذت کار کردن را خواهند چشید.
۵- رشد کارکنان بهتر برنامه ریزی و مدیریت خواهد شد.
۶- ارزیابی عملکردکارکنان بر اساس نتایجی که تعریف کرده اید انجام می شود.
۷- استفاده بهتر از تجهیزات و نیروی انسانی انجام خواهد شد.

۳)مزایایسیستم سازی برایمشتریان:

۱- رضایت مشتریان بیش از تصور شما خواهد بود.
۲- مشتریان می دانند از چه راه هایی می توانند بهتر از شما خدمات دریافت نمایند.

سیستم سازی شغل خود
سیستم سازی شغل خود

چه کسانی به سیستم سازی نیاز دارند؟

۱- کسانی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.

هم‌چنین بخوانید :
انواع تبلیغات چیست ؟ پرسودترین روش آگهی برای کسب و کار

۲- کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند و فقط دنبال آن نیستند که خود تمام کارها را انجام دهند و مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.

۳- کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند و همیشه تصور کرده‌اند که به دلیل مشغله‌ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ی آن‌ها برسند. سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.

۴- کسانی که چند کسب و کار دارند و می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را با هم مدیریت کنند بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند.

۵- کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص بپرورانند.

مراحل اساسی سیستم سازی کسب و کار

برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:

گام اول: بهره‌گیری از تجربیات کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد. به هرحال کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار هستند، اطلاعات دقیق‌تری درباره‌ی حیطه‌ی وظایف خود دارند و با پیچ و خم‌های کارها آشنایی بیشتری دارند. برگزاری یک جلسه‌ی مشورتی برای شروع فرآیند سیستم سازی امری ضروری است.

گام دوم: در این مرحله باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی وجود دارند تا بتوانید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

گام سوم: ابتدا و انتهای هرکدام از فرآیندها باید مشخص شود. باید بدانید که هر فرآیند قرار است از کجا شروع شود، در نهایت به کجا ختم شود و چه خروجی داشته باشد. نظرات کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای مراحل بعدی محسوب می‌شود.

گام چهارم: شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد. هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.

گام پنجم: پس از تعیین فرآیندها و جزییات آن‌ها باید برای آن‌ها مسئول انتخاب کنید. مسئول هر فرآیند کسی است که تعهد به پایان رساندن آن را برعهده دارد. این کار برای تضمین کارایی فرآیند ضروری است.

گام ششم: از همه‌ی کارهایی که در پنج مرحله‌ی قبلی انجام داده‌اید، مدلی تهیه کنید و آن را در قالب نمودار و اشکال گرافیکی بر روی کاغذ بیاورید. این کار به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. سعی کنید در طراحی نقشه‌های کسب و کار استانداردها را رعایت کنید تا برای همگان به راحتی قابل مطالعه باشد.

گام هفتم: سیستم طراحی شده باید مورد توافق همه و یا حداکثر کارمندان قرار گیرد تا اعتبار اجرایی لازم برخوردار باشد.

گام هشتم: به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید. شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.

گام نهم: در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید و در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد.

سیستمی کردن کسب وکار
دیاگرامی از سیستمی کردن کسب و کار

سیستم سازی در دنیا

بیش از ۲۵ سال از زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی کسب و کار را به طور رسمی بیان کرد، می‌گذرد. در طول این سال‌ها پیشرفت‌های زیادی در راستای توسعه‌ی فناوری صورت گرفته و امروزه برنامه‌های نرم‌افزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات محوریت بسیاری از عملیات تجاری مانند بودجه بندی، منابع انسانی و مدیریت عملکرد را تشکیل می‌دهند.

در سال ۲۰۱۱ کتاب گربر (افسانه کارآفرینی) درباره‌ی سیستم سازی، به عنوان کتاب اول در زمینه‌ی کسب و کار در دنیا شناخته شد و این نشان دهنده‌ی اهمیت این موضوع است. فرآیند سیستم سازی جزء مهمی از کسب و کارهای امروزی شناخته می‌شود و سمینارها و کارگاه‌های آموزشی متعددی در سراسر دنیا در این زمینه برگزار می‌گردد.

اگرچه میلیون‌ها کسب و کار بزرگ و کوچک در سراسر جهان وجود دارد، اما فقط تعداد کمی از آن‌ها موفق می‌شوند به اهداف بلند خود دست پیدا کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارهاهیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ این مسئله آن‌ها را به شدت ناپایدار می‌کند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحران‌های جدی می‌شوند.

سیستم سازی هم‌چنین در کاهش هزینه‌ها مؤثر بوده و از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد. به طور میانگین سیستم سازی در کسب و کار بهره‌وری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش داده و بازده‌ی فروش را ۵/۱۲ درصد افزایش می‌دهد و هم‌چنین سرعت فرآیندها را بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهد.

طراحی سیستم برای کسب و کار، نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش داده و سرعت پروژه‌ها را در کمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزایش می‌دهد. ۷۸ درصد از سازمان‌ها سرمایه‌‎گذاری در سیستم سازی را باعث افزایش انعطاف پذیری خود می‌دانند و معتقدند که این کار به تقویت روابط با مشتریان کمک شایانی می‌کند.

سخن پایانی :

دیدید چگونه با یک تغییر دیدگاه ساده ۱۰ هزار برابر، ایده‌های جدیدی به ذهنتان می‌رسد؟ حال شاید هیچگاه نتوانید کسب‌و‌کارتان را ۱۰ هزار برابر کنید. ولی می‌توانید همین کسب‌و‌کار کنونی خود را طوری طراحی کنید که قابلیت رشد ۱۰ هزار برابر را داشته باشد. فرض کنید می‌خواهید ساختمان ۱۰ هزار طبقه‌ای بسازید و اکنون پول کافی دراختیار ندارید و بعدها مایلید کار را ادامه دهید. بنابرین هم‌اکنون باید پی‌ریزی ساختمان را برای ۱۰ هزار طبقه انجام دهید و نه برای یک طبقه.

مشکل بسیاری از کارآفرینان و مدیران هم دقیقا همین است. آنها کسب‌و‌کار خود را طوری طراحی نمی‌کنند که به‌راحتی قابل‌رشد باشد. بخش مهمی از وقت یک مدیر باید به سیستم‌سازی اختصاص داده شود و نه انجام خدمات و کارهای موردی و کم‌ارزش. البته شاید فکر کنیم ساخت جزوه استخدام تلف کردن وقت است. ما فقط می‌خواهیم یک‌نفر را استخدام کنیم و اگر تمامی کارها به‌طور شفاهی انجام شود وقت بسیار کمتری تلف خواهد شد. با اینکار پی‌ریزی ضعیفی انجام می‌دهیم که بعدها اضافه کردن طبقات را سخت‌تر خواهد کرد.

برچسب ها

طهرانی

بنیانگذار مجله اینترنتی ماگرتا و متخصص سئو ، کارشناس تولید محتوا ، هم‌چنین ۱۰ سال تجربه سئو ، تحلیل و آنالیز سایت ها را دارم و رشته من فناوری اطلاعات (IT) است . حدود ۵ سال است که بازاریابی دیجیتال را شروع کردم. هدف من بالا بردن سرانه مطالعه کشور است و اون هدف الان ماگرتا ست.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

+ پنج = هشت

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن