نامه اداری درخواست رفع مشکل ⚖️ + نکات و جزئیات نگارشی

نامه اداری درخواست رفع مشکل، یکی از بهترین راه های ارتباطی برای بیان مشکلات یک سازمان یا اداره به مدیر مجموعه می باشد و برای نوشتن آن لازم است جزئیاتی را رعایت کنیم که همه آن ها را به همراه چند نمونه کامل در ادامه در بخش متن خاص ماگرتا برای شما قرار داده‌ایم.

مطلب پیشنهادی: نامه ای به امام زمان

موارد و جزئیات مهم در نوشتن نامه اداری

از آنجایی که نامه های اداری خیلی رسمی می باشند لازم است جزئیات زیر را در نگارش آن ها رعایت کنیم:

• داشتن شروع، بدنه و انتهای نامه
• نوشتن تاریخ، موضوع و شماره
• عنوان واحد گیرنده و فرستنده
• عنوان و نام امضا کننده نامه
• به هیچ عنوان متن نامه را با زبان عامیانه ننویسید
• تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری
• امضا نامه به وسیله شخص صاحب صلاحیت
• سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است
• نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید

همچنین اندازه متن یک نامه اداری باید مناسب باشد، یعنی متن نامه نه خیلی کوتاه باشد که منظور نامه را نرساند و نه به حدی زیاد باشد که خواننده خسته شود.

آشنایی با انواع نامه اداری و رسمی

🔰 نکته: اگر هنگام خواندن نامه با عناوینی مثل مالی، بازرگانی، فنی، حقوق و نامه های آموزشی رو به رو شدید منظور نوشته آن است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.

طرز نوشتن صحیح شروع، بدنه و انتهای نامه اداری

نامه حتما باید با نام خدا و بیان عباراتی مثل بسمه تعالی و … شروع شود. به هیچ عنوان از عبارت های عامیانه تری مثل به نام دوست در شروع نامه استفاده نکنید زیرا خاص بودن در این نوع نامه ها مهم نیست.

در ابتدای نامه از عبارتی مثل مدیریت محترم شرکت [نام سازمان]، جناب آقای مهندس / سرکار خانم مهندس [نام مخاطب نامه] و با درود و آرزوی تندرستی برای شما استفاده نمایید.

تاریخ، شماره نامه و پیوستِ بالا نامه را به صورت دقیق تعیین کنید. مثلا اگر نامه شما شامل پیوست می باشد در مقابل آن از عبارت «دارد» استفاده نکنید و به جایش تعداد و نوع مدارک همراه را مشخص کنید. همچنین تاریخ در بالای صفحه چپ چین می شود و عنوان و متن نامه راست چین.

اگر نامه ای که نوشته‌اید طولانی شده است حتما صفحات دوم به بعد را شماره گذاری کنید و در خط آخر صفحه اول علامت % را به کار ببرید تا مخاطب متوجه شود که نامه ادامه دارد.

در نامه های طبقه بندی شده در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا «محرمانه». مهم نیست نامه شما چقدر مهم است حتما باید از آن یک رونوشت تهیه کنید و آن را بایگانی کنید.

در آخر در پایان نام، اول نام خود و سپس نام نام حقوقی را بیاورید و در پایین نامه سمت چپ امضاء کنید. نامه ای که امضا نداشته باشد هیچ اعتباری ندارد.

چند نمونه نامه اداری درخواست رفع مشکل

در نمونه های زیر دیگر جزئیات گفته شده در تصویر بالا را قرار نداده ایم و فقط متن وسط نامه را برای شما نوشته ایم. پس برای استفاده از آن ها ابتدا مانند تصویر بالا جزئیات را بنویسید و سپس برای بیان مشکلتان از نمونه متن های زیر استفاده کنید.

البته ناگفته نماند نمونه نامه های اداری قابل ارسال به سازمان ها و ارگان های مختلف، در برخی محتواها متفاوت هستند اما معمولاً از نوشته های تقریباً برخورد هستند که چند نمونه از آن ها را در ادامه مشاهده می کنید:

متن اول – بیان مشکلات مالی

با سلام و احترام

بدین‌وسیله اعلام می گردد که اینجانب ……….. کارمند شماره ……….. که به مدت ……….. (سال/ماه) در قسمت ……….. مشغول به کار هستم به دلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ ……….. ریال وام / مساعده حقوق دارم.

ضمنا خاطر نشان می‌سازد که این مبلغ به اقساط ماهیانه ……….. ریال یا در مدت زمان ……….. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد بنده پس از دریافت کسر گردد. خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم در این زمینه صورت گیرد.

متن دوم – اعتراض به نمره پایان ترم

با عرض سلام و خسته نباشید خدمت استاد محترم جناب آقای ….
اینجانب ……….. دانشجوی رشته کارشناسی ……….. در کلاس ……….. نسبت به گرفتن نمره پایین در نمره درس ……….. از شما استاد عزیز گله مند می باشم.

اینجانب برای این درس در طول ترم تلاش بسیاری کرده‌ام و درس را با علاقه فراوان دنبال می کردم و تکالیف را نیز با دقت و وسواس فراوان انجام می دادم و وقت بسیاری را برای درس ……….. صرف می کردم لذا بنده حقیر در کلاس نیز تمام تلاش خود را برای فعال بودن نیز انجام داده‌ام و این روند را در طول ترم نیز دنبال می کردم.

در امتحان پایان ترم نیز تمام تلاش خود را برای گرفتن نمره کامل درس به کار گرفتم تا بهترین نتیجه را بگیرم اما با دیدن نمره خود و مقایسه با دیگر دانشجویان ضعیف تر کلاس که نمره های بالاتری دریافت کرده بودند بسیار متعجب شدم.

اینجانب از حضرت عالی استدعا دارم یک بار دیگر برگه امتحانی و عملکرد کلاسی اینجانب را مورد بررسی و بازبینی قرار دهید. با تشکر و سپاس فراوان.

متن سوم – رفع مشکلات آسفالت خیابان

با سلام و احترام

بدینوسیله پیرو نامه شماره …….  تاریخ …….   اهالی کوی …….  منطقه …….  در خصوص آسفالت خیابان…….  به استحضار می رساند تا کنون اقدامی از طرف آن اداره محترم برای رفع مشکل انجام نگرفته است. با توجه به در پیش بودن فصل بارندگی و اینکه هر روز اثر این مشکل بیشتر و شدیدتر می شود از آن مقام محترم تقاضا مندیم دستور فرمایید اقدام لازم جهت حل این معضل مبذول فرمایند. رسیدگی هرچه سریعتر جهت جلوگیری از بروز مخاطرات جدی برای ایمنی و بهداشت اهالی موجب کمال امتنان است. پیشاپیش از دستور مساعد و محبتی که مبذول می فرمایید کمال تشکر و سپاس گذاری را داریم.

با تشکر و سپاس
ساکنان محله ……. 
امضاها :

متن چهارم – درخواست امریه

ریاست محترم ……………..  
موضوع: درخواست امریه
با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب ……….. به شماره ملی ……….. دارای مدرک مدیریت بازرگانی و مدرک تحصیلی ……….. و سابقه ……….. سال فعالیت رسمی دارای دو مقاله داخلی و خارجی که در پیوست ارائه شده است، تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذرانم. با توجه به اینکه متاهل هستم تقاضا دارم با این درخواست من موافقت نموده و دستورات لازم را صادر نمایید. لذا در صورت قبولی درخواست ارسالی متعهد می شوم در مدت سابقه کاری با رعایت انضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را بررسی و وظایف محوله را به نحو احسن انجام دهم. امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید. پیشاپیش از توجه شما در این زمینه سپاسگزاریم.

ارادتمند شما ……….. (نام و نام خانوادگی متقاضی).

همانطور که در متن های بالا مشاهده کردید تقریبا همه آن ها از یک الگوی یکسان رعایت می کردند لذا زیاد لازم نیست در نوشتن نامه اداری کمال گرایی کنید همین که یک جزئیات گفته شده را رعایت کنید و یک متن کاملا محترمانه بنویسید کافیست.

🔰 در این مقاله چند نمونه نامه اداری درخواست رفع مشکل را به همراه نکات نگارشی لازم را بررسی کردیم، اگر سوال یا مشکلی داشتید حتما آن را از بخش نظرات بپرسید تا کارشناسان ما پاسخگوی شما باشند.