برای اینکه مدیریت ایمیلهای سازمانی به بالاترین کارایی ممکن برسد لازم است بین هاست اصلی سایت و سرویس ایمیل هماهنگی وجود داشته باشد. بیشتر مدیران همواره بهدنبال روشی هستند که بدون از دست رفتن ایمیلها و یا افت سرعت، هاست ایمیل را به هاست اصلی به شکل مطمئنی متصل کنند. برای این کار آشنایی با رکوردهای MX و تنظیمات DNS بسیار مهم است. ما در ادامه آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی را به صورت گامبهگام و جامعی آوردهایم تا بتوانید این فرآیند را به درستی انجام دهید.
درصورتیکه هنوز سرویس مناسبی برای میزبانی ایمیلهای هاست پیدا نکردهاید، پیشنهاد میشود که از خدمات هاست ایمیل ایران سرور استفاده کرده و علاوهبر امنیت بالا، امکان تنظیم خودکار رکوردهای ایمیل را به دست آورید تا بدون نیاز به دانش فنی پیچیده فرآیند اتصال را انجام دهید.
| مرحله | توضیحات | نکات مهم |
|---|---|---|
| ۱. ورود به کنترلپنل | به cPanel، DirectAdmin یا پنل اختصاصی هاست خود وارد شوید و به بخش DNS Zone Editor بروید. | اطمینان حاصل کنید که دامنه فعال است و رکوردهای قبلی حذف نشدهاند. |
| ۲. تنظیم رکورد MX | رکورد MX مسیر دریافت ایمیلها را مشخص میکند. مقدار آن را از سرویس ایمیل خود بگیرید و در DNS وارد کنید. | اولویت (Priority) را روی ۱۰ یا ۲۰ بگذارید و چند ساعت برای انتشار صبر کنید. |
| ۳. ایجاد رکورد SPF | برای جلوگیری از اسپم، رکورد SPF را اضافه کنید تا سرورهای مجاز ارسالکننده ایمیل مشخص شوند. | نمونه رکورد: v=spf1 include:mail.yourdomain.com ~all |
| ۴. فعالسازی DKIM | DKIM امضای دیجیتالی ایمیلهاست که اصالت پیام را تأیید میکند. | در کنترلپنل فعالش کنید و رکورد مربوطه را در DNS اضافه نمایید. |
| ۵. تست عملکرد اتصال | یک ایمیل آزمایشی به Gmail یا Outlook بفرستید و نتیجه را بررسی کنید. | از ابزار MXToolBox برای بررسی رکوردهای DNS استفاده کنید. |
| ۶. افزایش امنیت و پایداری | از SSL برای رمزنگاری، احراز هویت دو مرحلهای و نسخه پشتیبان منظم استفاده کنید. | هاست ایمیل معتبر انتخاب کنید تا از قطعیها جلوگیری شود. |
| ۷. بررسی اشتباهات رایج | ورود نادرست رکوردها، حذف اشتباه یا غیرفعال بودن DKIM میتواند باعث قطع سرویس شود. | قبل از ذخیره، همه مقادیر را دوباره بررسی کنید. |
| نتیجه نهایی | با تنظیم دقیق رکوردهای DNS، SPF، DKIM و MX میتوانید هاست ایمیل را بدون خطا به هاست اصلی متصل کرده و ارتباطات سازمانی امن و پایدار ایجاد کنید. |
آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی
یکی از مهمترین مراحلی که میتوانید از عملکرد صحیح سرویسهای ارتباطی مطمئن شوید، اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی است. طبق گزارشات ارائه شده در سایت معتبر SiteGround، از طریق تنظیم دقیق رکوردهای DNS سرور توانایی هدایت درست پیامها به مقصد را به دست آورده و هماهنگی بین هاست ایمیل و هاست اصلی انجام میگیرد. بر اساس این فرآیند مشخص میشود که هر ایمیل ارسال شده از دامنه شما، از کدام سرور بوده و در کجا دریافت خواهد شد.
در این قسمت آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی را با زبانی ساده و بهصورت مرحله به مرحله آوردهایم تا به راحتی بتوانید سرویس ایمیلتان را با سایت خود هماهنگ کنید.
ورود به کنترلپنل و دسترسی به تنظیمات DNS
برای شروع فرآیند بایستی وارد کنترل پنل هاست خود شوید. این بخش ممکن است بسته به شرکت ارائه دهنده هاست، در سیپنل، دایرکت ادمین و یا هر پنل اختصاصی باشد. پس از ورود، به بخشی با عنوان Manage DNS یا DNS Zone Editor بروید تا تمام رکوردهای مرتبط به دامنه شما نمایش داده شود.
اگر رکوردهای MX، SPF و DKIM برای دامنه تنظیم نشده باشد، بهتر است آن را ایجاد کنید. چراکه رکوردها نقش بسیار مهمی در تعیین مسیر ارسال و دریافت ایمیلها برعهده دارند.
تنظیم رکورد MX (برای هدایت ایمیلها)
سرور دریافت کننده ایمیلهای دامنه توسط رکورد Mail Exchange تعیین میشود. بهعنوان مثال درصورت استفاده از یک هاست ایمیل جدا بایستی مقدار رکورد را به آدرس سرور ایمیلتان تغییر دهید. در این مرحله از آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی، رکورد موجود نباید حذف شود مگر اینکه از صحیح بودن مقدار جدید مطمئن باشید. مقدار جدید رکورد را از قسمت تنظیمات هاست ایمیل دریافت کرده و با(Priority) ۱۰ یا ۲۰ اضافه نمایید. پس از ذخیره تغییرات بایستی چند دقیقه و یا چند ساعت منتظر بمانید تا DNS جدید در اینترنت منتشر شود.
ایجاد رکورد SPF (برای جلوگیری از اسپم)
وظیفه رکورد Sender Policy Framework این است که به سرورهای ایمیل گیرنده اعلام نماید که کدام سرورها مجاز هستند تا ایمیل را از طرف دامنه شما ارسال کنند. درصورت تنظیم نادرست رکورد، احتمال اسپم ایمیلها افزایش مییابد. در قسمت DNS رکورد TXT جدید ایجاد کرده و مطابق دستورالعمل هاست ایمیل خود مقدار آن را وارد کنید. بهعنوان مثال:
v=spf1 include:mail.yourdomain.com ~all
با توجه به این دستورالعمل، تنها سرورهای مشخصشده اجازه ارسال ایمیل دارند.
فعالسازی DKIM (برای افزایش امنیت)
در این مرحله از آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی لازم است DomainKeys Identified Mail را فعال کنید. DKIM نوعی امضای دیجیتالی محسوب میشود که با اضافه شدن به ایمیل، گیرنده را مطمئن میکند که پیام از طرف دامنه واقعی ارسال شده است. این گزینه در کنترلپنل هاست شما وجود دارد و تنها کافی است آن را فعال کرده و رکوردهای موردنیاز را در بخش DNS اضافه کنید.
تست عملکرد اتصال
پس از اینکه تمام تنظیمات ذخیره شد بایستی تست نهایی را انجام دهید تا از صحت عملکرد آن مطمئن شوید. برای این کار یک ایمیل آزمایشی را بایستی از دامنه خود به آدرس Gmail یا Outlook ارسال نمایید. درصورت ارسال موفقآمیز و قرار گرفتن در پوشه Inbox، اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی به درستی برقرار شده است. همچنین، از ابزار MXToolBox نیز جهت بررسی وضعیت رکوردهای DNS استفاده میشود. تمامی تنظیمات توسط این ابزار تحلیل شده و در صورت وجود مشکل به شما اطلاع میدهد.
نکات کلیدی در افزایش امنیت و پایداری هاست ایمیل
پس از آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی، برای امنیت سیستم و حفظ پایداری لازم است نکاتی را رعایت کنید تا از بروز حملات سایبری و یا خطاهای احتمالی جلوگیری شود. در ادامه به بررسی این موارد پرداختهایم:
- استفاده از گواهی SSL برای ایمیلها: برای اینکه ارتباط بین کاربر و سرور ایمیل رمزنگاری شود، باید از گواهی اساسال استفاده کنید. با این کار اطلاعات ورود به ایمیل و محتوای آن امن میمانند.
- فعالسازی احراز هویت دو مرحلهای: بیشتر ارائهدهندگان هاست این قابلیت را نیز در اختیار شما قرار میدهند تا بتوانید امنیت حساب خود را افزایش دهید.
- تهیه نسخه پشتیبان منظم: برای اینکه بتوانید درصورت حذف ناگهانی رکوردها و یا بروز خطا در زمانی کوتاه تمام اطلاعات را بازیابی نمایید، لازم است از محتوای ایمیلها و تنظیمات DNS نسخه پشتیبان تهیه کنید.
- انتخاب هاست ایمیل معتبر: هاست ایمیل معتبر با زیرساخت پایدار میتواند عامل موفقیت شما در این فرآیند باشد.
اشتباهات رایج در اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی
در مسیر اجرای آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی ممکن است با خطاهای مختلفی مواجه شوید که این موضوع از عملکرد صحیح سرویس ایمیل جلوگیری میکند. در این بخش به بررسی برخی از اشتباهات متداول پرداختهایم:
وارد کردن نادرست رکورد MX: در صورت کوچکترین اشتباه در نوشتن آدرس سرور، ایمیلها ارسال نخواهند شد.
پاک کردن رکوردهای قبلی: درصورتیکه رکوردهای قبلی را بدون بررسی حذف کنید، میتواند سرویس ایمیل را به طور کامل قطع نماید.
عدم هماهنگی رکورد SPF با دامنه اصلی: درصورتیکه SPF دارای دامنه ارسالکننده نباشد، ایمیلها را بهعنوان اسپم شناسایی میکنند.
فعال نکردن DKIM: بهتر است فعال کردن DKIM را کاری اختیاری در نظر نگیرید، چرا که نبود آن باعث افزایش جعل ایمیل خواهد شد.
آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی؛ قدمی مطمئن برای افزایش اعتبار برند شما
برای افزایش اعتبار و پایداری در ارتباطات سازمانی لازم است هاست ایمیل را بهدرستی به هاست اصلی متصل کنید. زمانیکه ایمیلها توسط دامنه اختصاصی شما ارسال شده و با هاست اصلی هماهنگ باشند، نرخ تعامل بیشتر میشود و اعتماد کاربران نیز افزایش مییابد.
بنابراین، با اجرای دقیق مراحل ذکر شده در آموزش نحوه اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی شما میتوانید زیرساخت ارتباطی سایتتان را به شکل امنتر و حرفهایتری پیش ببرید.