هوش تجاری چیست؟ اهمیت Business Intelligence در کسب و کار

چرا هوش تجاری در کسب و کار از اهمیت ویژه ای برخوردار است؟

در گذشته، تجزیه و تحلیل آمار در کسب و کارهای مختلف کمتر جدی گرفته می شد. زیرا همه صاحبان کسب و کار، دوست نداشتند وارد بحث های پیچیده و آمار و ارقام مختلف شوند. ما به آنها حق می دهیم!

زیرا در گذشته، تکنولوژی تا این حد پیشرفت نکرده بود و عملا مدیران بایستی از شیوه های سخت و طاقت فرسای سنتی برای تحلیل داده ها استفاده می کردند!

اما خوشبختانه، امروزه تکنولوژی به قدری پیشرفت کرده است که تنها با چند کلیک، می توان آمار 5 سال یک کسب و کار را استخراج کرد و آنها را مورد تحلیل و بررسی قرار داد.

هوش تجاری در کسب و کار نیز مفهومی در ارتباط با تجزیه و تحلیل داده ها دارد و طی سال های اخیر، به یکی از پراهمیت ترین مباحث در بین مدیران تبدیل شده است.

اگر می خواهید با هوش تجاری بیشتر آشنا شوید، ادامه این مقاله جذاب و خواندنی از کسب و کار ماگرتا را از دست ندهید!

همچنین بخوانید : استراتژی برتر کسب و کار در دوران کرونا

به طور کلی، هوش تجاری و یا Business Intelligence به مفهوم گردآوری، ترکیب و تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات اشاره می کند.

به زبان ساده تر، مدیر و یا سایر اعضای تیم یک کسب و کار، اطلاعات را جمع آوری می کنند. با یکدیگر ادغام می کنند و در انتها، مورد بحث و بررسی قرار می دهند.

این تعاریف، می تواند درک درستی از مبحث هوش تجاری به شما بدهد. نیازی به حفظ کردن تعاریف تخصصی و بسیار گُنگ نیست!

فرقی نمی کند که مدیر یک کسب و کار نوپا هستید و یا مسئولیت یک سازمان بزرگ را برعهده دارید. در هر حال، شما باید توانایی جمع آوری و تحلیل داده ها به منظور بهبود اوضاع و شرایط را داشته باشید.

اگر می خواهید اطلاعات دقیق و 100% کاربردی درباره عملکرد سازمان ( کسب و کار ) خود به دست آورید، باید از هوش تجاری استفاده کنید.

اساس کسب و کار شما باید بر پایه جمع آوری و تحلیل داده ها باشد تا بتوانید هر ماه، و هر سال، عملکرد بهتری نسبت به گذشته داشته باشید.

در واقع زمانی که از هوش تجاری استفاده می کنید، می توانید داده های دقیقی در رابطه با میزان عملکرد، سود و زیان شرکت تان به دست آورید.

 توجه داشته باشید که عباراتی مانند شرکت، سازمان و یا کسب و کار را ممکن است در بخش های مختلف مقاله به جای یکدیگر استفاده کنیم.

بنابراین هر زمان که با یکی از این عبارات مواجه شدید، بدانید که منظور ما، یک سیستم کاری یکپارچه ( شامل کارمندان، معاونان و غیره ) می باشد که برای تحقق اهداف مدیران تلاش می کنند.

همانطور که در ابتدای مقاله نیز اشاره کردیم، در گذشته، بررسی و جمع آوری اطلاعات آماری یک کسب و کار به صورت دستی و توسط تعدادی از کارکنان شرکت انجام می شد که با خطاهای بسیار زیاد و متعددی همراه بود.

حداقل حُسن استفاده از هوش تجاری، کاهش خطا در محاسبات آماری می باشد. تمامی داده های مربوط به یک سازمان، مهم و حیاتی می باشند و در صورت حتی یک اشتباه در محاسبات، ممکن است آینده سازمان به خطر بیفتد! به همین علت بهره گیری از هوش تجاری، بسیار توصیه می شود.

اگر یک کسب و کار نوپا دارید، شاید در ماه ها و حتی سال اول، نیازی به پیاده سازی سیستم هوش تجاری نداشته باشید. زیرا فروش تان آنقدر زیاد نیست که نیاز باشد یک سیستم آمار مربوط به آن را محاسبه کند.

اما یک شرکت بزرگ، ممکن است فروش روزانه اش از 1 میلیارد تومان نیز عبور کند. به همین دلیل، محاسبه دستی این آمار و ارقام، احتمال خطا را به شدت افزایش می دهد. بنابراین، تنها راه جلوگیری از خطاها و یا به حداقل رساندن آنها، استفاده از نرم افزارهای هوش تجاری می باشد.

1. صرفه جویی در وقت و هزینه

زمانی که از روش دستی برای جمع آوری داده ها استفاده می شد، یک تیم باید ساعت ها و حتی روزها برای جمع آوری این اطلاعات تلاش می کردند. پس از دریافت اطلاعات توسط مدیر کسب و کار، اعضای تیم به قدری خسته می شدند که گاهی اوقات مرخصی های بلندمدت می گرفتند!

اما امروزه، هوش تجاری این مشکل را حل کرده است. نه نیاز به یک تیم و خرج هزینه های اضافی و بیهوده دارید. و نه دیگر لازم است که روزهای زیادی را صرف گردآوری اطلاعات کنید. در کوتاه ترین زمان ممکن می توانید به تمامی آمار و ارقام کسب و کار خود دسترسی داشته باشید و هر زمان که بخواهید، آنها را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید.

2. مشاهده داده ها به صورت مرتب و دسته بندی شده

در روش دستی کمتر پیش می آمد که تمامی داده با دقتی که هم اکنون هوش تجاری دارد، دسته بندی شوند. هر چقدر هم که تیم تحلیل، تلاش می کردند، باز هم در نهایت مشاهده می شد که برخی اطلاعات با مفهوم سردسته خود هیچگونه شباهتی ندارند.

اما الان با استفاده از هوش تجاری، می توانید اطلاعات را به طرز شگفت آوری دسته بندی شده مشاهده کنید و از وجود نظم در داده ها، لذت ببرید!

3. رابطه مستقیم هوش تجاری با مزیت رقابتی شما!

در شرایطی که همه سازمان ها، تمامی منابع خود را به کار گرفته اند و رقابت بسیار سنگین است، هوش تجاری می تواند شما را نجات دهد.

کسب و کاری موفق است که بتواند آمار و ارقام ماهیانه و یا فصلی خود را بررسی کند و پس از هر بار بررسی، آمار مربوط به سود و رضایت مشتری را افزایش دهد و هزینه ها، ضرر و زیان ها را کاهش دهد.

شما زمانی می توانید یک سازمان قدرتمند و موفق داشته باشید که بتوانید آینده را خیلی زودتر، پیش بینی کنید. حتی زودتر از بقیه کسب و کارها!

زمانی که بتوانید آینده را پیش بینی کنید، می توانید استراتژی های بسیار قدرتمند و تاثیرگذار تری طراحی کنید که موفقیت شما را تضمین می کند. زمانی که اکثر شرکت ها در فکرهای بیهوده هستند و می گویند که چرا آمارها اینقدر وحشتناک است و ما دیگر کاری از دستمان بر نمی آید، توانایی پیش بینی آینده می تواند برای شما یک مزیت رقابتی محسوب شود.

4. بازگشت سرمایه بالا و بسیار سریع

مسلما هر مدیر کسب و کاری علاقه شدیدی به بازگشت سرمایه سریع دارد. چه کسی بدش می آید که خیلی زود بازگشت سرمایه مثبت داشته باشد؟

هنگامی که از هوش تجاری در کسب و کار خود استفاده می کنید، چون با یک برنامه مشخص پیش می روید و همه چیز تحت کنترل تان است، سرمایه گذاری هایی که انجام می دهید، خیلی زود برایتان سودهای کلان به وجود می آورد.

1. یک نرم افزار پیشرفته هم می تواند خطا داشته باشد!

پیش تر گفتیم روش های محاسبه و جمع آوری اطلاعات به صورت دستی خطاهای زیادی داشت و می توانست که آینده یک سازمان را نابود کند. بنابراین هوش تجاری به وجود آمد تا این خطا ها را از بین ببرد.

اما این موضوع به آن معنا نیست که دیگر خطایی وجود نخواهد داشت و همه چیز دقیق و حساب شده خواهد بود. خیر، اصلا اینطور نیست!

همانطور که انسان ممکن است خطا کند، یک نرم افزار پیشرفته هوش تجاری نیز ممکن دچار اشتباه شود.

در واقع سیستم هوش تجاری، شامل تعدادی برنامه و الگوریتم های از پیش تعیین شده می باشد که ممکن است گاهی در کار هر یک از آنها، اختلالی به وجود بیاید.

بنابراین باید آمادگی هرگونه اشتباه در محاسبات و جمع آوری داده ها، حتی توسط این نرم افزارهای پیشرفته را داشته باشید! شاید باورتان نشود، گاهی اوقات ممکن است این نرم افزارها، آمارهایی فوق العاده عجیب و غریب به شما بدهند که اصلا با عقل جور در نمی آید! شما به عنوان مدیر و رهبر یک کسب و کار، باید تمهیدات لازم برای همچین مواقعی را بیندیشید.

2. همه کارمندان شما متخصص کامپیوتر نیستند!

درست است که در حال حاضر، در عصر تکنولوژی و ارتباطات به سر می بریم. اما همچنان افرادی وجود دارند که توانایی های لازم برای کار با کامپیوتر و این نرم افزار های پیشرفته ( هوش تجاری ) را ندارند.

به همین دلیل، ممکن است که در پیاده سازی پروژه هوش تجاری، کمی به مشکل بخورید. حتی شاید نیاز باشد که افراد جدیدی استخدام کنید که مدیریت این نرم افزارها را بر عهده بگیرند. اما از آنجایی که استخدام کارمند جدید یعنی پرداخت حقوق به افراد بیشتر، بهترین راه این است که به کارمندان فعلی خود، آموزش های لازم را بدهید.

روزانه ساعاتی را به آموزش کارمندان خود اختصاص بدهید تا مجبور نباشید بابت استخدام کارمند جدید، هزینه اضافی بپردازید.

البته این نکته را در نظر داشته باشید که این نرم افزارها، روز به روز در حال آپدیت و به روز رسانی می باشند و اگر برای آموزش نسخه به روز این نرم افزارها به کارمندان خود، برنامه ای نداشته باشید، ممکن است شکست بخورید!

3. کارمندان تنبل و سهل انگار، کار شما را خراب می کنند!

نرم افزارها و الگوریتم های هوش تجاری، به این منظور ساخته شده اند که بیشترین کار را در کمترین زمان ممکن انجام دهند. ممکن است سرعت عمل کارمندان شما، به سرعت جمع آوری اطلاعات توسط نرم افزارهای هوش تجاری نرسد.

به همین دلیل، ممکن است بسیاری از اهدافی که با توجه به سرعت نرم افزارها تعیین کرده اید، شکست بخورند. زیرا کارمندان شما نمی توانند با سرعت هوش تجاری پیش بروند و احتمالا از آن عقب می افتند. بنابراین باید فکری به حال این مشکل نیز بکنید.

از طرفی، باز هم امکان خطای انسانی وجود دارد. چرا که هوش تجاری تنها اطلاعات و داده ها را جمع آوری می کند و در قالب یک گزارش کامل به شما تحویل می دهد. کار بررسی و تجزیه و تحلیل این اطلاعات بر عهده شما و کارمندتان می باشد و باز هم احتمال اینکه یک یا چند تن از کارمندان شما خطا کنند، وجود دارد.

 در اثر اشتباه کارمندان، شاید شما فکر کنید که سیستم هوش تجاری مشکل دارد و بخواهید آن را کلا کنار بگذارید! اما بهتر است قبل از این اشتباه فاجعه بار، به سراغ بررسی کارمندان خود بروید. کنار گذاشتن سیستم هوش تجاری از کسب و کار شما، به معنی نابودی آن می باشد.

4. هزینه بالای نرم افزارهای هوش تجاری

درست است که نرم افزارهای هوش تجاری می توانند کسب و کار ما را متحول کنند و واقعا برای ما سودده باشند. اما شاید در ابتدای کارمان باشیم و نخواهیم که همچین سرمایه گذاری را برای کسب و کار خود انجام دهیم.

زیرا هزینه نصب و راه اندازی سیستم هوش تجاری کمی بالا می باشد و ممکن هر کسی از عهده پرداخت آنها برنیاید. و یا به خاطر هزینه بالا، کلا منصرف شود.

البته اگر بخواهیم دقیق تر به این موضوع نگاه کنیم، شاید بازگشت سرمایه خیلی سریع که این سیستم برای ما به وجود می آورد، دلیل بسیار خوبی برای پرداخت هزینه و راه اندازی هوش تجاری باشد.

مطمئن باشید که استفاده از هوش تجاری، می تواند چندین برابر هزینه ای که بابت راه اندازی آن کردید را به شما برگرداند! بنابراین توصیه می کنیم کمی بیشتر راجع به این موضوع فکر کنید.

با همه این مزایا و معایب گفته شده راجع به استفاده هوش تجاری در کسب و کار، به نظر می رسد که راه اندازی این سیستم واقعا می تواند تحول عظیمی در سازمان شما به وجود بیاورد.

هدف نهایی یک کسب و کار، افزایش فروش و کسب سود بیشتر می باشد. اما این کار، به همین راحتی نیست. بالاخره، باید داده و اطلاعاتی از فروش هر ماه خود داشته باشید تا بتوانید با بررسی آن فروش خود را افزایش دهید.

به دست آوردن این آمار و ارقام به شیوه سنتی، کار درستی نیست. بنابراین می توانیم این کار حساس را هوش تجاری بسپاریم و خیلی راحت، آمار دقیق کسب و کار خودمان را دریافت کنیم.

هنگامی که یک آمار دقیق از میزان فروش و سوددهی شرکت خود داشته باشید، آن وقت می توانید فکری برای افزایش آن کنید. تا زمانی که داده های کسب و کارتان را مورد تحلیل و بررسی قرار ندهید و فکری برای بهبود آن نکنید، نباید انتظار موفقیت را بکشید!

این بود از مقاله فواید و چالش های استفاده هوش تجاری BI در کسب و کار خود. آیا شما هوش تجاری در در بیزینس خود پیاده کرده اید؟